Geplaatst op
Wij laten zien hoe zorginstellingen hun processen kunnen optimaliseren met de hulp van een documentbeheersysteem.
De zorgsector is continu in ontwikkeling en heeft het in de afgelopen jaren zwaar gehad. Van personeelstekorten tot oplopende kosten: het is voor veel organisaties niet makkelijk geweest om zich te focussen op hetgeen dat er écht toe doet. Het verlenen van kwalitatieve zorg.
In dit artikel kijken wij daarom naar de manier waarop een Document Management System, ook wel bekend als het DMS, bij kan dragen aan de algehele optimalisatie van bedrijfsprocessen.
Een DMS: waarom?
Administratief werk hoort er, zeker in de zorg, nu eenmaal bij. Het is belangrijk dat alle stappen van de behandeling van een patiënt duidelijk worden vastgelegd, zodat men later altijd kan inzien wat er al precies is gedaan. Maar het is ook een tijdrovend proces en iedere seconde die een zorgverlener hier in moet steken, is een seconde waarin ze geen directe zorg kunnen verlenen. Het is dus belangrijk dat administratief werk goed wordt uitgevoerd, maar tegelijkertijd zo min mogelijk tijd in beslag neemt.
Wat doet een Document Management System?
Een Document Management Systeem (DMS) is verantwoordelijk voor de verzameling van documenten. Ieder bedrijf produceert namelijk dagelijks talloze documenten. Rapportages, contracten, facturen.. deze documenten moeten uiteindelijk allemaal een plekje krijgen.
Software die ondersteunt bij documentbeheer kan bedrijven helpen om hun documenten digitaal, efficiënt en overzichtelijk op te slaan. Hierdoor brengt men structuur aan in de digitale omgeving. Documenten worden in real-time beschikbaar gemaakt, waardoor alle medewerkers met dezelfde informatie werken.
Slimme ondersteuning
Veel softwaresystemen worden tegenwoordig uitgerust met technologische snufjes om de gebruikerservaring te optimaliseren. Kunstmatige intelligentie (AI) is hier momenteel één van de bekendste voorbeelden van. Deze slimme tools helpen gebruikers om hun documenten nog overzichtelijker op te slaan en kunnen deze met een paar drukken op de knop eenvoudig tevoorschijn halen.
Lees ook: “De 7 voordelen van een Document Management Systeem (DMS)”
Een DMS voor de zorg
DMS-systemen kunnen in alle sectoren een belangrijke rol spelen. Maar laten we nu eens kijken naar een aantal functionaliteiten die vooral in de zorgsector van pas kunnen komen.
1 | Beheren van complexe contracten
Contractuele afspraken in de zorg zijn vaak complex vanwege de diversiteit en alle regels waaraan voldaan moet worden. Zo zijn er afspraken met overheidsinstanties, particulieren, partners binnen dezelfde zorggroep en aannemers die wellicht eenmalige opdrachten moeten uitvoeren. Het is daarom belangrijk dat deze documenten overzichtelijk worden opgeslagen, zodat ze op ieder gegeven moment teruggevonden kunnen worden.
2 | Beleidsstukken en protocollen
Het is ook handig dat andere bedrijfsdocumenten zoals handleidingen, instructies en andere vormen van medische informatie worden bewaard. Hiermee wordt nieuw personeel bijvoorbeeld ingewerkt, maar het kan ook worden gebruikt om te achterhalen hoe men vroeger te werk ging.
3 | Algemene administratie
Tot slot kunnen bedrijven algemene stukken ook opslaan in de DMS-omgeving. Denk hierbij aan personeels-gebonden documenten, maar ook de uitnodiging voor het personeelsuitje. Het eerste type document wordt overigens vaak ook opgeslagen in een omgeving ter ondersteuning van Human Resource Management (HRM).